L’évaluation d’un événement est aujourd’hui très importante. Il faut prouver votre valeur auprès de votre entreprise. L’évaluation permet aussi de redéfinir des priorités car « ce qui ne se mesure pas ne s’améliore pas ! ». Or c’est souvent une phase qui est mise de côté. Voici les 5 étapes indispensables pour évaluer un événement corporate.

1. Fixer des objectifs

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La détermination des objectifs est une étape cruciale. L’évaluation permet de vérifier si les objectifs ont bien été atteints, il faut qu’ils soient clairs et précis dès le début. Souvent, on dit qu’un bon objectif doit respecter les critères SMART : Spécifique, Mesurable, Ambitieux, Réaliste et défini dans le Temps. N’oubliez pas qu’un objectif se définit toujours par rapport à une cible donnée. Il faudra donc se poser deux questions essentielles : quel est l’effet que je veux produire à l’échelle de la personne ? Et quel est résultat attendu à l’échelle de la cible ?

2. Déterminer les outils et les unités de mesure

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Pour évaluer un événement, il faut choisir les bons outils et unités de mesure. Si vous souhaitez évaluer le taux de participation à votre événement, il faudra s’orienter vers une approche quantitative qui vous permettra de répondre à la question « combien ? ». Il s’agira d’indicateurs statistiques. En revanche, si vous souhaitez connaitre la satisfaction des invités, vous pourrez vous dirigez vers une approche qualitative en utilisant, par exemple, un questionnaire. Avec cette approche, vous pourrez répondre aux questions « Pourquoi ? » et « Comment ? ». Vous pourrez aussi utiliser des analyses de contenu pour évaluer les retombées médiatiques.

3. Déterminer les indicateurs de mesure

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Les indicateurs sont des données chiffrés, il faudra en définir un pour chaque objectif. Ils sont de plusieurs types. Il y a les indicateurs de réussite qui portent sur la participation (nombre de personnes présentes), la satisfaction ou encore l’impact. Il existe aussi des indicateurs de pilotage dont les résultats pourront vous servir à améliorer l’organisation de vos prochains événements. Ils peuvent prendre la forme d’un débriefe avec l’équipe projet, d’une relecture du cahier des charges, d’une évaluation des retombées, de l’identification des points forts et des points faibles. Enfin, il y a les indicateurs de performance, qui permettent de vérifier la qualité des outils de communication utilisés lors de l’événement. Il peut s’agir du délai de réalisation, du volume d’informations diffusées, de la taille de la cible touchée…

4. Déterminer le moment de l’évaluation

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L’évaluation peut se faire à différents moment. On peut la faire en amont du projet, c’est ce qu’on appelle les pré-tests. Ils seront moins intéressants pour l’évaluation d’un événement. En revanche, les mesures « à chaud » seront plus pertinentes, ce sont des mesures qui se font pendant l’événement. On pourra ainsi mesurer le nombre de personnes présentes. Les mesures « à froid » peuvent, elles aussi, être intéressantes, ce sont des mesures que l’on réalise après l’événement. Elles permettront d’avoir des retours sur votre événement.

5. Compiler les résultats dans un tableau de bord

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Le tableau de bord est un outil d’aide au pilotage. Il est composé d’indicateurs chiffrés, de synthèses, de graphiques et de commentaires synthétiques. Il vous permettra d’avoir une vision prospective. Il vous sera aussi utile pour rendre des comptes sur le travail effectué et pour redéfinir les priorités de votre équipe. Il sera également un outil de pilotage en vous permettant de mieux allouer vos ressources et de redéfinir des priorités stratégiques. Enfin, il vous sera d’une grande aide pour négocier et ainsi donner des arguments objectifs pour le maintien des budgets.

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Ces 5 étapes pour évaluer un événement corporate vous permettront de mieux appréhender l’organisation de vos prochains événements. L’évaluation vous permettra aussi d’acquérir une meilleure compréhension de vos actions de communication, de connaitre plus précisément vos publics, de réduire les risques et vous aidera à la prise de décision.

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