L’organisation d’un événement peut souvent devenir un casse-tête. Mais rassurez-vous, il existe plusieurs outils qui pourront vous aider dans cette tâche fastidieuse.

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Au préalable, il est important de définir plusieurs éléments qui constitueront votre plan d’attaque. Les objectifs de l’événement sont la première chose à définir. Ils ne doivent pas être trop nombreux sinon vous risquez de passer à côté de l’essentiel. Après cette première étape, vous devrez définir une date, un lieu et le nombre d’invités, ces trois éléments vont de pair, puisque la date ne peut pas être choisie indépendamment des disponibilités des lieux et du nombre d’invités. Ensuite, il sera nécessaire de définir un budget, ce qui vous permettra d’envisager les possibilités d’actions dont vous disposez. Vous devez également constituer une équipe. Pour finir, vous aller définir un agenda très précis des tâches à réaliser. Ces préalables sont les éléments que vous devrez garder en tête tout au long de l’organisation. Cependant, pour une mise en œuvre facilitée, vous pourrez utiliser les outils suivants :

1. Tom’splanner

tomsplanner

Il s’agit d’un logiciel de planification pratique et facile d’utilisation qui vous permet de mener à bien vos projets. Il vous permet de réaliser un rétro-planning à l’aide d’un diagramme de Gantt. Vous définissez les tâches, puis le temps nécessaire pour les atteindre et ainsi que les personnes qui seront en charge de réaliser la tâche. Ce diagramme peut ensuite être partagé avec l’ensemble de l’équipe, ce qui permet à tous les membres de l’équipe de suivre l’avancement du projet. Plus d’infos: www.tomsplanner.fr

2. Dooliz

dooliz

Cet outil d’aide à la gestion des invités a de nombreuses fonctionnalités. Il permet d’importer un carnet d’adresse, puis d’envoyer des invitations par mails ou par courriers. Le petit plus de cet outil est qu’il vous permet d’avoir accès à un tableau de bord indiquant le nombre d’invités qui ont répondu positivement à l’invitation. Dooliz vous permet aussi de gérer votre budget en définissant son montant et en listant les dépenses. Enfin, il met à disposition un site dédié à l’événement sur lequel les informations pratiques pour les invités sont reprises mais aussi la possibilité pour les invités de partager des photos de l’événement. Plus d’infos: www.dooliz.com

3. Meetineo

meetineo

Meetineo vous permet de créer une application mobile de votre événement en quelques clics. Vous définissez les fonctionnalités, personnaliser le design et le tour est joué. Très interactive, l’application que vous aurez créé vous permettra de répondre rapidement et facilement aux commentaires des invités. Ces derniers auront ainsi à disposition les informations pratiques, ils pourront aussi visualiser les participants. Cette application vous servira donc aussi bien en amont, que pendant et après l’événement. Plus d’infos: www.meetineo.com

4. Xing Events

xing-event

Cet outil vous offre un système de billetterie en ligne qui peut s’intégrer facilement à votre site web ou à vos réseaux sociaux. Vous pourrez ensuite, suivre en temps réel le trafic, le nombre de billets vendus ainsi que d’autres données de performance. Il permet également d’optimiser la communication et la promotion de votre événement et de gérer les entrées. Cet outil est gratuit pour les événements gratuits. Plus d’infos: xing-events.com

5. AgoraEvent

agoraevent

L’outil vous permet de créer un site pour votre événement simplement et efficacement. Vous pourrez le personnaliser en choisissant le design et il sera responsive (il s’adaptera à tous les appareils). En plus de la création d’un site, AgoraEvent vous permet de gérer au mieux l’envoi des invitations, d’avoir accès à des rapports détaillés de l’événement en temps réel et de gérer la logistique des participants en termes d’hébergements, de transports, de disponibilités… Plus d’infos: www.agoraevent.fr

6. Planzone

planzone

Il s’agit d’un outil de gestion de travail collaboratif en ligne. Facile à utiliser, il permet de gérer et gagner du temps, de favoriser le travail et la communication au sein de l’équipe et de protéger vos données. Vous pouvez ainsi, définir une tâche en lui donnant un titre, en lui assignant une personne et une date butoir. D’autres fonctionnalités sont aussi disponibles : Diagramme de Gantt, calendrier de projet, tableau de bord, partage de documents, messagerie collaborative… Plus d’infos: www.planzone.fr

7. Azendoo

azendoo

Azendoo vous permet d’améliorer la collaboration en équipe en centralisant l’ensemble des échanges et des outils sur une même plateforme. Il inclut ainsi des outils comme Dropbox, Google Drive, Evernote, WordPress ou encore vos réseaux sociaux favoris. Il intègre également un calendrier qui reprend les tâches de chaque membre de l’équipe, un tableau de bord, une messagerie privé et le partage de documents. Plus d’infos: www.azendoo.com

8. Propulse

propulse

Cet outil de gestion de projets permet de gagner du temps dans l’élaboration de vos événements. Composé d’un gestionnaire de tâches, il permet ainsi d’assigner des tâches, de réaliser un diagramme de Gantt et de suivre le fil des commentaires. Il est aussi doté d’une messagerie permettant des discussions, le partage de documents et intégrant Google Drive et Dropbox. Enfin, il compile toutes ces informations dans un calendrier, ainsi qu’une feuille de route personnelle. Plus d’infos: www.ppulse.fr

9. Trello

trello

Il s’agit d’un outil gratuit de gestion de tâches et dont le visuel change radicalement des outils vus précédemment. Il permet une visibilité de l’ensemble du projet en un clin d’œil. La plateforme se compose de différentes listes, remplies de cartes qui peuvent être gérées par l’ensemble de l’équipe. Trello laisse la possibilité d’ajuster ces tâches tout au long du projet. C’est un outil très pratique lorsque vous avez différents prestataires à gérer. Plus d’infos: trello.com

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