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La rédaction d’un ordre du jour réunion est une étape cruciale dans la planification de toute réunion. Elle permet de bien vous préparer en plus de permettre aux participants de faire de même. Ce document que vous transmettez normalement à tous les participants avant le début d’une réunion, doit énoncer l’objectif principal et l’ensemble des points qui seront abordés. Si la rédaction d’un ordre du jour n’est pas dans vos habitudes, sachez qu’il peut s’agir d’un excellent moyen d’améliorer vos réunions et de les rendre plus efficaces. Après la lecture de cet article, vous aurez toutes les clés et astuces pour rédiger le meilleur ordre du jour réunion !

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1. Qu’est-ce qu’un ordre du jour ?

L’ordre du jour réunion est un outil qui invite à participer à une rencontre avec d’autres personnes soigneusement nommées et présentées, en un lieu, à une date et à une heure spécifique, sur un thème précisé (souvent dans le titre même de l’ordre du jour en question).

Trop souvent sous-estimé, un ordre du jour efficace et bien articulé est la clé du succès d’une réunion. Il définit un cadre propice aux discussions, prépare chacun à ce qui va être dit et dessine les objectifs attendus à l’issue de la rencontre. Par ailleurs, les participants prennent conscience de la valeur de leur présence, ce qui donne davantage de sens à leur mission.

2. Pourquoi rédiger un ordre du jour réunion ?

Certaines personnes peuvent ne pas trouver d’intérêt à l’écriture d’un ordre du jour réunion, mais détrompez-vous : les avantages d’avoir un ordre du jour en réunion sont très nombreux. Tout d’abord, grâce à lui, il n’y aura plus d’oubli et tous les sujets seront présentés. L’ordre du jour réunion permet aux participants de bénéficier d’une ligne directrice et d’être informés sur l’avancement des projets de l’équipe en cours, les réalisations et les priorités. Avec un ordre du jour réunion, le temps alloué à chaque sujet sera respecté, ce qui évite les réunions trop longues. Ce dernier permet aussi de rester concentré sur les sujets énoncés : ainsi, on évite la perte de temps à discuter de la nouvelle voiture de Pierre, Paul ou Jacques.

Afin de vous aider dans la rédaction d’un ordre du jour efficace, voici quelques trucs et astuces pour vous faciliter la tâche !

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A. Ordre du jour : donner un titre à votre ordre du jour réunion

De prime abord, l’attribution d’un titre à votre ordre du jour réunion peut paraître superflu, mais un titre qui accroche incite les participants à être intéressés par la réunion. Il est vivement conseillé de le mettre en gras et en lettres capitales pour attirer l’attention et marquer son importance. De plus, votre titre doit être concis et direct pour être apprécié et compréhensible par tous.

Certains logiciels de gestion de réunion comme MeetingBooster vous permettent de préparer vos ordres du jour dans un environnement autorisant les participants à soumettre leurs suggestions par voie électronique.

B. Ordre du jour : inclure « qui ? « , « quand ?  » et « où ? « 

Pour préparer au mieux les participants conviés à votre réunion, il est nécessaire d’inclure pour quelle date et quel créneau-horaire la réunion est prévue. Aussi, vous devrez indiquer le lieu où sera organisé votre réunion. Si vous avez loué un lieu sur OneHouseStand, n’oubliez pas de partager l’adresse avec les personnes invitées !

N’hésitez également pas à consulter cet article : 10 terrasses pour votre prochaine réunion à Bruxelles, pour avoir une idée des endroits les plus originaux et insolites où vous pourrez organiser votre réunion à Bruxelles.

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C. Ordre du jour : énoncer les objectifs de la réunion

Rassembler des personnes sans but préalablement fixé est une perte d’énergie et de temps, aussi bien pour vous que pour les participants. Une réunion sans objet n’a pas de raison de se tenir, au risque d’irriter vos collaborateurs.

Après votre entête, où sont définis « qui ? « , « quand ?  » et « où ? « , sautez une ou deux lignes. Il est nécessaire d’utiliser un terme précis tel que « objectif ». Vous pourrez faire plusieurs tirets (au maximum 5) pour énoncer les différents objectifs de la réunion. Soyez brefs en donnant seulement les grandes lignes.

D. Ordre du jour : rédiger un planning pour votre réunion

Le planning sera votre meilleur allié s’il est correctement rédigé et clair : il permettra de mettre fin au fléau des réunions interminables et peu intéressantes. En effet, ce dernier regroupe les principaux éléments de votre réunion et permettra de délimiter le temps de parole attribué à chacun des intervenants et participants.

Après avoir énoncé les objectifs de votre réunion, sautez une ou deux lignes et donnez un titre à votre planning. Vous pouvez tout simplement le nommer « planning » en lettres capitales. A la suite de cela, vous pourrez créer différentes rubriques, chaque rubrique correspondant à un thème. Présentez chronologiquement les sujets abordés. Définissez-les en quelques mots, de sorte à ce que vos collaborateurs comprennent instantanément. Pour rappel, votre mise en page doit être claire et aérée.

Vous pouvez également préciser la durée prévue pour chaque thème : cette information est utilisée aussi bien pour préparer la réunion que pour la conduire. En effet, la durée donne aux collaborateurs une indication de l’importance du thème et leur permet, par conséquence, de s’y préparer. Par ailleurs, grâce à la durée indiquée sur votre ordre du jour réunion, si certains intervenants font des interventions trop longues ou manquant de pertinence, l’animateur pourra légitimement intervenir en s’appuyant sur l’ordre du jour.

Précisez le nom de l’animateur de la réunion. La réunion étant un rassemblement de personnes, il sera important d’en connaître les principaux intervenants. Indiquez le nom et la position des intervenants pour votre ordre du jour réunion. N’hésitez pas à communiquer sur la présence de toute personne qui vous semble importante.

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E. Ordre du jour: prévoir du temps pour les éventuelles questions et les aléas

Pour préparer au mieux votre ordre du jour réunion, prévoyez du temps pour les aléas. A la fin de la réunion, ménagez quelques minutes pour en faire un bref résumé. N’oubliez pas non plus de solliciter l’avis des participants : ces derniers peuvent vouloir approfondir un sujet ou évoquer un point d’importance que vous avez omis d’intégrer dans votre ordre du jour réunion.

En laissant du temps libre aux participants, ils se sentiront davantage impliqués dans la réunion et seront ainsi plus attentifs pendant les interventions.

Enfin envoyez votre ordre du jour réunion assez tôt : au moins une à deux semaines avant la réunion par voie électronique. C’est la nature qui vous en remerciera !

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Conclusion

Comme vous l’aurez compris, le but premier d’un ordre du jour est de mener une réunion de façon productive et efficace : vous avez pour seule contrainte de vous y tenir et veiller à ce qu’il soit respecté. Mais veillez également à ne pas être trop rigide, car s’il est important de suivre l’ordre du jour, il faut aussi savoir écouter les contributions de chacun.

Après avoir lu ces conseils, nous sommes sûrs que la rédaction d’un ordre du jour pour votre prochaine réunion n’aura plus de secrets pour vous !

Vous aussi, vous cherchez un lieu d’exception pour organiser votre prochaine réunion ?

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