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Tout au long de votre vie professionnelle, de nombreux événements peuvent être fêtés à l’occasion de réceptions privées ou professionnelles. Lorsqu’il s’agit de convier vos partenaires, collaborateurs ou encore vos employés, les opportunités sont souvent nombreuses. Néanmoins, le temps vient souvent à manquer si vous ne vous y prenez pas suffisamment à l’avance. Lisez cet article pour savoir comment organiser une réception parfaite !

Quand organiser une réception ?

Personne n’est sans savoir que l’organisation d’une réception regorge d’avantages multiples : création ou renforcement de liens, échanges de points de vue ou encore rencontres. Cependant, il n’y a pas de règles concernant  le moment le plus opportun pour organiser une réception. En effet, les avis divergent et il existe de grandes différences de points de vue.

Pour organiser votre réception, nous vous conseillons vivement de ne pas sélectionner une date pendant les vacances scolaires, les week-end ou encore les jours fériés au risque qu’il n’y ait personne à votre réception.

Pour quelles raisons organiser une réception ?

Les principales raisons pour lesquelles une réception peut être organisée sont diverses et variées. En voici les principales :

– Pour motiver vos équipes et accroître leur productivité : il est important d’investir de temps à autre dans une réception sympa entre collaborateurs afin de travailler dans une bonne ambiance.

– Lors d’une inauguration : il est essentiel d’organiser une réception pour l’inauguration d’un quelconque lieu avec vos collaborateurs. En effet, l’organisation d’une réception vous permettra d’améliorer votre image, d’aller au contact de vos collaborateurs et d’être au plus près d’eux.

– Lors d’un lancement de produit : Un nouveau produit est mis en vente dans votre société ? Pour fêter cela et le promouvoir davantage, quoi de mieux que l’organisation d’une réception afin de réunir tout le monde autour d’un thème commun ?

Bien évidemment, cette liste est non-exhaustive. Vous pouvez organiser une réception pour n’importe lequel de vos événements professionnels.

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Comment organiser une réception ?

L’organisation d’une réception, comme tout type d’événements, ne se fait pas au hasard. Elle est planifiée de sorte à ce que le jour J, tout se passe de la meilleure des manières possibles. Organiser une réception réussie dépend de plusieurs critères comme la décoration, le budget et le repas proposé. Aucun détail n’est à négliger.

Organiser une réception : mettre en place un planning

Le planning est un outil perspicace qui vous permettra d’organiser avec soin votre réception. En effet, en constituant un planning, vous pourrez faire un état des lieux de l’avancement du projet. Il permettra aussi de partager la vision des travaux à réaliser avec l’ensemble des intervenants. La mise en place d’un planning pour votre réception vous permettra de visualiser l’ensemble des tâches que vous devrez faire mais aussi de vérifier si certaines tâches n’ont pas été oubliées.

Le planning est donc un instrument de pilotage essentiel et indispensable si vous souhaitez mettre en place un événement professionnel tel qu’une réception.

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Organiser une réception : établir un budget

Votre réception nécessite un temps de préparation. Avant le début des festivités, commencez par faire état de votre budget : quelle somme disposez-vous pour la mise en place de votre réception ? En ayant une certaine idée de la somme que vous possédez, cela vous permettra de savoir quelle type de réception vous pourrez mettre en place.

Cependant, en tant qu’organisateur de votre réception, vous pouvez prendre en charge le budget ou demander à vos convives de participer aux frais. Ainsi, tout le monde aura le sentiment d’avoir participé à l’élaboration de votre future réception.

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Organiser une réception : définir le nombre d’invités

Le nombre d’invités va influer sur plusieurs paramètres, il est donc très utile de prévoir assez rapidement le nombre d’invités. Le nombre d’invités va influer sur la quantité de repas proposée et du lieu de réception prévu à cet effet. En effet, le buffet proposé doit correspondre aux goûts de tous et le lieu doit être en mesure d’accueillir l’ensemble de vos invités. La salle ne doit pas être trop petite ni trop grande, au risque de produire un autre effet que celui initialement recherché pour votre réception.

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Organiser une réception : choisir la restauration

Organiser seul.e sa propre réception peut vite devenir un calvaire si vos invités sont beaucoup trop nombreux pour vous. Dans ce cas-là, nous pensons qu’il est plus que nécessaire de faire appel à un traiteur. En effet, offrir à manger et à boire est un art et pour beaucoup d’invités, un catering réussi fait l’événement à lui seul. Mais à la moindre faute, c’est l’effet contraire qui risque de se produire.

Pour mettre en place les mets qui seront dégustés à l’occasion de votre réception, intéressez-vous aux tendances du catering d’aujourd’hui. En effet, le catering événementiel est entré dans une ère d’inventivité pour étonner les papilles. Les aspirations culinaires sont plus healthy, centrées sur la production de produits locaux, issus d’agriculture biologique et même le commerce équitable.

L’objectif du buffet proposé lors de votre réception est d’amuser les papilles gustatives de vos convives et d’améliorer l’image de votre société. En créant un événement durable où vous mettez en avant votre intérêt pour la préservation de l’environnement, vous serez reconnue comme une entreprise engagée. N’hésitez pas à consulter cet article : Comment organiser un événement écoresponsable.

Avec Do Eat, vous avez aussi la possibilité de renforcer votre avantage. En effet, cette dernière est symbole de lutte anti-gaspillage. Ils commercialisent des verrines comestibles. Saines et écologiques, elles vous surprendront par leur qualité et leur facilité d’utilisation. Surprenez donc vos invités avec la vaisselle qui se mange !

© Photo : Unsplash – Aneta Pawlik

Organiser une réception : choisir un lieu insolite

La sélection du lieu est un aspect très important qui dépend du nombre de vos invités, de l’image de votre société et du prestige que vous voulez donner à votre réception. Le cadre dans lequel vos invités seront conviés est tout aussi important, alors organiser votre réception professionnelle dans un lieu sortant de l’ordinaire peut rapidement créer la surprise chez vos invités.

Avec OneHouseStand, surprenez vos invités en sélectionnant un lieu insolite. Vous aurez l’opportunité de choisir parmi une sélection de plus de 300 lieux privés et exclusifs pour votre réception. Pourquoi ne pas vous rassembler dans une péniche, une serre, une ancienne ferme, un atelier ou encore une galerie d’art ? Nous sommes sûrs que cela plaira à vos convives !

© Photo : OneHouseStand | Dans la serre de Christian et Béatrice

 

© Photo : OneHouseStand | Dans la péniche de Christian

 

© Photo : OneHouseStand | Dans la ferme de Lauren

Conclusion

Organiser une réception pour vos événements professionnels est une chose qui demande un certain temps, un budget adéquat et une créativité. Nous savons qu’il est très possible de manquer d’inspiration : faites donc appel à un professionnel auquel vous confierez tous vos désirs et exigences. Ce dernier fera en sorte de créer une réception à votre image !

Vous aussi, vous cherchez un lieu exclusif pour organiser votre réception ?

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