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Que ce soit dans le cadre du processus de transformation digitale de votre entreprise ou du lancement d’un nouveau produit, les conférences constituent l’occasion idéale pour réunir des personnes pour qu’elles échangent leurs points de vue sur des sujets divers. Néanmoins, l’organisation d’une conférence peut s’avérer longue et difficile, mais ne mettez pas vos capacités en doute. Avec cet article, nous sommes sûrs que vous réussirez à organiser une conférence digne de ce nom.

1. Qu’est-ce qu’une conférence ?

En évoquant le terme « conférence », les premières images qui nous viennent généralement à l’esprit sont : grande réunion, événement professionnel à grande échelle, débat et interventions d’experts.

Une conférence est un moment clé dans la vie d’une entreprise : c’est un rassemblement de professionnels d’une même ou plusieurs sociétés afin de présenter ou débattre d’un sujet de manière collective. De plus, cette conférence reflétera l’image de votre société… Tout doit être organisé dans les moindres détails !

Une conférence se déroule habituellement sur un ou deux jours et peut réunir une centaine de personnes, voire plus, pour débattre sur un sujet spécifique. Souvent, les conférences ont lieu dans des universités possédant un ou plusieurs amphithéâtres permettant le rassemblement de groupes.

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2. Pourquoi organiser une conférence ?

L’organisation d’une conférence est une pratique qui apporte de nombreux bienfaits à une entreprise. Très souvent, cet événement est planifié afin de mobiliser ses collaborateurs, en vue d’atteindre un objectif précis. La conférence permet aussi de stimuler les collaborateurs par le biais de débats sur des questions d’actualité ou des questions propres à l’entreprise. L’organisation d’une conférence est aussi le moment idéal pour faire émerger des idées : c’est ce que l’on appelle le brainstorming. Organiser une conférence est un bon moyen de mobiliser l’ensemble du personnel de l’entreprise autour d’une nouvelle stratégie et les sensibiliser sur une problématique donnée.

Par ailleurs, la conférence est l’opportunité rêvée pour vous faire un nom dans votre secteur d’activité en démontrant d’une part, votre savoir-faire, et de l’autre, votre expertise. L’organisation d’une conférence est l’occasion idéale pour asseoir votre crédibilité, améliorer votre image de marque et vous forger une réputation de leader d’opinion. Enfin, la conférence est un événement professionnel propice aux rencontres : elle vous permet d’échanger avec d’autres personnes, de découvrir de nouvelles manières de penser et d’agir. Ainsi, vous élargissez votre réseau.

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3. Organiser une conférence : avant l’événement

A. Conceptualiser la conférence

Tout d’abord, en ce qui concerne la planification, nous vous conseillons de commencer tôt. Le lancement des préparatifs devrait avoir lieu plusieurs mois à l’avance, voire plus si les participants sont très nombreux ou si l’objet de la conférence est complexe.

Ensuite définissez par écrit les objectifs organisationnels (nombre de personnes attendues, par exemple) afin de pouvoir faire un bilan correct basé sur ces objectifs. Il serait intéressant de définir un public-cible pour la conférence et de le décrire.

Trouvez ensuite pour votre conférence, un thème porteur, quasi provocateur, qui intéresse les personnes ciblées. Ce thème devra être, de préférence, lié à l’actualité afin que tous les participants s’y sentent concernés.

Dans la suite logique de l’organisation de votre conférence, vous devrez définir le budget dont vous disposerez pour ce dernier, les frais nécessaires et les sommes que vous prévoyez de récolter par la suite.

Pensez enfin à choisir quel(s) orateur(s) conviendrai(en)t à votre événement professionnel grâce à l’établissement de plusieurs critères. Pour rappel, les orateurs doivent pouvoir capter l’attention du public pendant toute la durée de l’événement et avoir une aisance orale irréprochable. Classez les orateurs choisis dans un ordre de préférence.

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B. Mettre en place la conférence

Pour la mise en place de votre conférence, faites une liste des salles possibles. Elles doivent être capables de réunir la totalité de vos participants. Nous vous recommandons vivement de réserver une salle au moins 3 à 4 mois à l’avance pour avoir l’embarras du choix.

En ce qui concerne la location de votre lieu, faites confiance à OneHouseStand. Ainsi, vous pourrez choisir parmi plus de 400 lieux exclusifs et insolites à travers la Belgique et les Pays-Bas pour faire de votre événement un moment marquant et mémorable.

Que diriez-vous d’organiser votre conférence dans la magnifique ferme de Lauren ou encore dans la superbe maison de Nathalie ?

© Photo : OneHouseStand | Dans la maison de Nathalie.

 

© Photo : OneHouseStand | Dans la maison de Nathalie.

 

© Photo : OneHouseStand | Dans la ferme de Lauren.

 

© Photo : OneHouseStand | Dans la ferme de Lauren

Une fois la salle de réunion trouvée, visitez-la pour être sûr que l’état des lieux est en adéquation avec la description mise en avant sur le site internet.

Confirmez la présence des orateurs. Prenez le temps de les contacter tour à tour par téléphone afin de leur expliquer ce que vous voulez qu’ils fassent. Prenez un nouveau rendez-vous ultérieur pour voir l’état d’avancement du discours de chacun. Pour ce qui est du choix du conférencier, nous sommes sûrs que l’Association des Conférenciers Francophones de Belgique (ACFB) saura vous correspondre : créée il y a maintenant plus de 70 ans, cette association réunit des conférenciers de haut niveau spécialisés dans des domaines tels que l’histoire, l’archéologie, la musique ou encore le tourisme culturel.

Après avoir confirmé la salle que vous allez louer pour l’occasion et les orateurs, vous pouvez mettre les informations concernant la conférence sur plusieurs sites web et réseaux sociaux afin que l’information puisse circuler.

Il vous sera nécessaire d’avoir un scénario établi à l’avance. Ce scénario se base sur les responsabilités distribuées à l’avance. Tout doit être organisé, rien ne doit être improvisé. C’est pour cette raison que vous avez d’ores et déjà créé un rétroplanning afin de vous assurer que tout soit bien en ordre. Vous avez par ailleurs vérifié à l’avance que la salle que vous avez louée pour l’occasion est belle, bien illuminée et la qualité du son correcte.

L’organisation d’une conférence est une tâche complexe, pour cela à vous associer avec plusieurs personnes. Répartissez donc les responsabilités en donnant plusieurs tâches par personnes.

L’organisation de votre conférence implique de faire appel à différents prestataires qui aideront à ce que votre événement se passe dans les meilleures conditions possibles. Tout d’abord, le choix du traiteur s’impose. Ce dernier doit impérativement correspondre à l’image que vous souhaitez véhiculer. Nous avons sélectionné pour vous Maison Cantillon. Ayant comme maître-mots les légumes et fruits de saison, cette équipe vous concoctera un menu de grande qualité. Ces derniers rassembleront santé et saveur en une seule bouchée et raviront les yeux de ceux qui s’en serviront.

En ce qui concerne le déroulement de votre conférence, n’hésitez pas à faire appel à des hôtes ou hôtesses : leur rôle est primordial car c’est souvent la première personne que rencontreront vos participants et leur accueil doit valoriser votre image. Double You est une agence disposant d’une vaste base de données d’hôtes et hôtesses multilingues. Ces derniers veilleront à accueillir vos invités de manière chaleureuse et conviviale.

© Photo: Pixabay – PublicDomainPictures

4. Organiser une conférence : le jour même

Le jour de la conférence, vous devrez arriver suffisamment à l’avance pour pouvoir donner les dernières instructions et pour tester une dernière fois le fonctionnement des microphones, du son et du vidéoprojecteur.

Si vos conférenciers ne connaissent pas les lieux, allez les chercher directement à la gare ou à l’entrée du campus où se trouve l’amphithéâtre/la salle. Ensuite, à l’entrée de la salle, nous vous conseillons de disposer une table avec les tracts et programmes de votre conférence. Accueillez les participants de manière chaleureuse et veillez au respect du timing. C’est aussi à vous de bien distribuer le temps de parole pour qu’il ne soit pas accaparé par une ou deux personnes du public.

Une fois que la conférence est terminée, mobilisez les différents prestataires pour les remercier et les féliciter. Réunissez-vous autour d’un verre pour des moments moins formels.

Il est aussi conseillé d’offrir à chaque participant un ou plusieurs goodies (cadeaux d’entreprise) qui lui permettra de se rappeler de vous et de votre société, mais aussi de l’agréable moment qu’il a pu passer. Avec Van Helden, vous pourrez vous procurer des cadeaux de grande qualité à faire personnaliser avec le logo de votre entreprise : surligneurs, stylos à bille, briquets, montre ou encore speaker sans fil, permettez à vos invités de repartir souriants par la qualité de votre conférence et l’attention particulière donnée par le biais des goodies !

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5. Organiser une conférence : après l’événement

Après la conférence, postez sur votre site web et sur les réseaux sociaux quelques photos. Ensuite, sauvegardez les nouveaux contacts : ceux-ci constitueront une liste de potentiels futurs clients et ils pourraient être intéressés par vos prochains événements ! Le mieux serait de proposer à vos participants de répondre à un questionnaire de satisfaction.

Enfin, faites un bilan de votre conférence selon les réponses du questionnaire de satisfaction et les objectifs établis : Ont-ils été atteints ou non ? Cela sera également l’occasion de fixer vos nouveaux objectifs pour votre prochain événement !

Conclusion

Si les entreprises ont intérêt à organiser une conférence, les participants ont, eux aussi, tout à gagner à accepter les invitations des organisateurs. Nous savons combien l’organisation de ce type d’événement peut être stressant car c’est un énorme enjeu pour vous et votre société. Mais nous sommes sûrs qu’après la lecture de cet article et le suivi de nos conseils, votre événement professionnel aura un succès garanti !

Vous aussi, vous cherchez un lieu d’exception pour organiser votre conférence ?

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